为了进一步规范我校举办国际及港澳台地区学术会议的审批和管理，根据《财政部外交部关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行【2011】2号）有关规定和要求，特制定本规定。
第一条 各单位要按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则，进一步加强在华举办会议管理，严格执行教育部和省政府两级审批制度。
第二条 学校外事处是我校申报国际及港澳台地区学术会议的归口管理单位，负责会议的申报并办理境外代表入境的手续。
举办国际会议应在上年度10月份之前向外事处报送国际会议计划表。举办国际及港澳台地区会议应提前至少半年向科技处及外事处提交会议申报材料。
第三条 凡我校各单位，在申请以我校名义举办的国际及港澳台地区学术会议时应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其它单位主办、我校承办的国际及港澳台地区学术会议在申报时须提供主办方的委托函或任务批件。
各单位要严格控制在华举办国际会议的总量，未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。如无特殊需要，未经批准，原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已经形成机制的国际会议，要由该国际会议的业务主管部门会同有关部门，对会议的重要性和可持续性等进行评估，效果不明显的，应及时调整或清理。
各单位要认真研究确定国际会议的主题，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议。以国内议题为主的国际会议，除有专门规定外，应先按照国内会议报批和管理，再就涉外事项按规定报批。
第四条 举办重大国际会议，指外宾人数在100人以上或会议总人数在400以上的一般性国际会议，外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议，以及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议，应在上年度10月份之前向科技处及外事处报送申报材料。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要以及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。
各单位要全面精简国际会议，严格控制会议规模，坚决纠正国际会议规模越大越好的错误认识，避免片面追求参会人数。百人以上的国际会议要慎办少办。与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议，规模原则上不超过往届。要统筹考虑会议规模、经费开支和预期效果，确保取得实效。
要严格控制邀请我党和国家领导人出席国际会议。未经批准，不得擅自对外承诺我党和国家领导人与会，不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”等称谓。严格控制邀请外宾的规模和规格，未经履行必要手续，不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。各地区举办国际会议或涉外活动，不得竞相抬高国内外会议代表的规格，不得相互攀比。
第五条 根据上级审批制度的有关规定，未经批准，任何学院、部门和单位不得对外申办、承诺举办国际及港澳台地区学术会议；不得以已与外方商妥为理由要求认可和批准；不得为取得外方赞助而同意举办国际及港澳台地区学术会议。经批准同意申办的会议，有关单位在对外申办过程中不得作出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。会议主办单位收到批件后，方可进行筹备工作，但在收到批件之前，暂不许许诺。
会议主办单位应组成相关的学术委员会和组织委员会，会议的学术负责人和组织委员会应有相应的学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动和具体会务工作。
会议的会务工作，即会议的场地、用车、与境内外代表的联系、接送、住宿、用餐等，由主办或承办单位负责落实。
第六条 会议经费一般由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落实并上报主管部门。各单位报送审批在华举办国际会议的请示，凡涉及申请财政拨款的，须事先会签财政部门同意；如涉及其他部门管理职能，应事先会签相关部门。应按照部门预算管理程序，在履行相关报批手续后编制会议预算，报财政部门审核。会议经费由我方全额负担或由与会各方分担的，应统一按照会议标准制定经费预算，我方负担的经费应纳入部门预算管理。
各单位在华举办国际会议，不得擅自对外承诺提供任何免费服务。会议经费由我方支付或由与会各方分担的，应严格执行经财政部门审核的经费预算及有关在华举办国际会议财务管理办法和支出规定。承办方应当根据会议经费预算总额安排会议议程和接待服务，不得安排非会议内容的接待服务。会议经费由外方全额支付的，我方不再另外安排会议经费补助。经常举办国际会议的城市，应当实行会议定点管理。
在华举办国际会议的支出标准，原则上参照中央级二类会议经费综合定额标准执行。要严格控制会议的住宿档次，并按照国际惯例不配备生活用品，不发会议纪念品，不赠送礼品，不组织公款游览、参观等。会议用餐以自助餐为主，可安排一次冷餐宴请，不再另外安排迎送宴请。外方参会人员除特邀代表外，其他人员往返路费及食宿费一律自理。
第七条 邀请外国籍代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月填写申请交外事处办理来华签证手续。
邀请台湾地区代表参加会议，会议主办单位应在会议之前一个月把被邀请人员姓名、单位、职务等报外事处。
第八条 一般学术会议，不邀请省、市以及国家领导出席。如属高规格会议，需请省、市以及国家领导出席开幕式，会议主办单位应提前至少一个月提出书面申请（附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导发言稿等）报外事处。未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请。
重要会议，若请学校领导出席会议开幕式，主办单位应提前至少两周提出申请，并将领导发言稿（中英文）等报外事处。
第九条 会议结束后，主办或承办单位应在一个月内将会议总结、重要照片等送外事处、科技处。
第十条 本规定自学校批准之日起施行，以前下发的有关规定若与本规定相抵触，以本规定为准。
第十一条 本规定由外事处负责解释。
申报程序:
1.校内审批程序：
学院要提前至少六个月（根据教育部要求，还必须在对外承诺日期前提早至少三个月就要提交会议申请）提交会议申请（正文里为学院报告，附件为会议申报表）→科研处审批→保密办审批→外事处审批→校领导审批。
2.校外审批程序：
外事处另外行文，校领导审批同意后到校办出文→将文寄到教育厅审批→→收到会议批文后，外事处将批文复印一份给学院，原件由国际处留存。（通常需一至两个月）
申报单位提交的材料内容应包括：
会议的名称
会议的由来、背景
会议的性质、宗旨、意义
会议召开的时间、地点、人数
会议经费预算，包括经费来源和开支
境外学者名单 (请注意：根据相关政策，台湾学者一般不参加国际会议，外国学者一般不参加海峡两岸会议。若是国际会议就只报外籍学者名单，需要提供姓名、国籍、单位、职务/职称；若是两岸会议就只报台湾学者名单，需要提供姓名、单位、职务/职称。)
沈阳航空航天大学拟举办国际会议及海峡两岸会议申报表
会议名称（中英文） |
国际会议要英文名，两岸会议不用。 |
举办会议时间、地点 |
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主办、协办、合办单位，及会务联系人和联系电话 |
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会议总人数、其中外宾人数（国际会议）、或台湾学者人数（两岸会议） |
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举办会议的由来、背景及必要性 |
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会议主要内容（主要议题） |
请概要总结4-5个主要议题。 |
会议性质、宗旨及意义 |
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与会境外学者名单（包括姓名、国别、工作单位、职务或职称） |
国际会议就提供外国学者名单，两岸会议就提供台湾学者名单。可另附。 |
是否邀请党和国家领导人及外国政要或前政要出席 |
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有关国际组织情况 |
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相关涉台及其它敏感性问题及对策 |
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经费预算 |
可另附 |
其它需要说明的情况 |
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（注：可根据内容调整表格）
