举办国际、双边及港澳台学术会议，均须在获得省政府有关部门的批复后方可举办。学校向省政府及其相关部门须递交的请示报告有两个，具体申请流程如下：
（一）举办国际、双边及港澳台学术会议的请示报告
举办学院应至少在申办、承办和举办国际会议前2-3个月向外事处（港澳台办公室）递交《沈阳航空航天大学举办国际、双边及港澳台学术会议申请表》以及书面请示党发文件(带文号)。请示文件内容应包括：申办、承办和举办国际会议的必要性以及举办国际会议的意义，会议中英文名称，主办单位及协办单位名称，会议议题和主要内容，举办时间、地点（城市）、日程安排，与会人员范围、总数及国（境）外参会人员人数，是否邀请党和国家领导人以及外国政要或前外国政要出席会议（如邀请，需注明另行报批），经费来源，相关涉台和其他敏感问题及对策，有关国际组织情况等，并附上有关背景材料、政治立场等信息及省政府临时所需的其他材料。经学校审核后，举办学院（部）提供与会国（境）外人员的具体信息，包括中外文姓名、性别、国家/地区、职务/职称、工作单位、护照号码等，由外事处（港澳台办公室）上报学校领导审核后，行文报辽宁省教育厅和省政府外事办公室审批。
（二）邀请国（境）外人士来华参加国际会议的请示报告
在获得辽宁省人民政府关于同意我校召开国际、双边及港澳台学术会议的批复后，主办单位负责将需要将“外国人来华签证通知表”的国（境）外参会人员名单交给外事处（港澳台办公室），并提供相关材料。外事处将行文上报辽宁省教育厅和省政府外事工作办公室，并抄送其他相关部门。在得到省外办（港澳台办公室）或省台办的批准后，外事处将协助办理与会外籍人员的“外国人来华签证通知表”。外籍人士在收到上述签证通知函及其他相关材料后方可申请与来华参加国际会议目的相符的签证。
